Privacyreglement

Inhoud

Artikel 1 – Algemene bepalingen en begripsbepalingen

Artikel 2 – Reikwijdte

Artikel 3 – Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Artikel 4 – Verwerkte gegevens

Artikel 5 – Verwerking van persoonsgegevens

Artikel 6 – Toegang tot persoonsgegevens

Artikel 7 – Beveiliging van persoonsgegevens

Artikel 8 – Verstrekking van persoonsgegevens

Artikel 9 – Inzage van opgenomen gegevens

Artikel 10 – Aanvulling, correctie of verwijderen van opgenomen gegevens

Artikel 11 – Recht van verzet

Artikel 12 – Bewaartermijnen

Artikel 13 – Klachten

Artikel (1)

Algemene bepalingen en begripsbepalingen

1.1. Tenzij hieronder anders vermeld, zijn de voorwaarden die hierin worden opgenomen van toepassing op de Wet bescherming persoonsgegevens (AVG) Algemene verordening gegevensbescherming (2018).

1.2. Gegevens over een gedefinieerde of definieerbare persoon worden beschouwd als persoonlijke gegevens.

1.3. Elke handeling of handeling inclusief ten minste de distributie, wijziging, opname, opslaan, updaten, verstrekken, verzenden, organiseren, raadplegen, ophalen, meubilering, wissen, vernietigen, verenigen, leveren, associëren, verwijderen en slopen wordt beschouwd als verwerking van persoonsgegevens.

1.4. Een (juridisch) persoon, alleen of in combinatie met anderen, bepaalt het doel en de manier waarop de verwerking van persoonlijk gegevens wordt gedaan.

1.5. De gewone persoon die de actie uitvoert op de persoonlijke gegevens voor de verantwoordelijke partijen is “De bewerker” zonder onderworpen te zijn aan de zijne.

1.6. Een persoon in de hoedanigheid van werknemer, die de bevoegdheid krijgt om de persoonlijke gegevens te verwerken, wordt een gebruiker van de persoonlijke gegevens genoemd.

1.7. De persoon aan wie de persoonsgegevens worden beschouwd, wordt het gegevensonderwerp genoemd.

1.8. Elke gewone of rechtspersoon die Stichting Integraal opdraagt om in services te voorzien wordt een “Klant” genoemd.

1.9. Elke persoon die niet geïdentificeerd is als de betrokkene, wordt “Derden” genoemd; de processor, de controller of een gewoon persoon krijgt de autoriteit om persoonsgegevens te verwerken die vallen onder het gezag van de controller of de processor.

1.10. Het vrijgeven van specifieke en op details gebaseerde contexten, alleen gedaan met de TOESTEMMING van de betrokkene, accepteert dat persoonlijke gegevens van hem/haar worden verwerkt.

Artikel (2)

Reikwijdte

2.1. Alle voorschriften die van toepassing zijn op het verwerken van de persoonlijke gegevens van de Klant bij Stichting Integraal worden ‘overgedragen, besproken en geadviseerd’. De beschikbaarheid van het digitale formaat van deze voorschriften kan door al onze Klanten worden opgevraagd, voordat ze bij Stichting Integraal in dienst treden.

2.2. Alle Klanten worden op de hoogte gebracht van het privacyreglementen en aan het begin van de intake en bij de ondertekening van het contract wordt een kopie bijgevoegd.

Procedures

2.3. Nieuw aangenomen personeel van Stichting Integraal wordt op de hoogte gebracht van het privacyreglementen en een kopie van het reglement zal aan betrokkenen worden overhandigd bij de ondertekening van het contract.

2.4. Derden zullen voor aanvang van de werkzaamheden eerst worden geïnformeerd over het privacyreglement, waarna een kopie aan betrokkenen wordt overhandigd.

Artikel (3)

Doel van de verwerking van persoonsgegevens

3.1 Wij van Stichting Integraal kunnen en mogen gegevens verwerken voor:

1. de uitwisseling van informatie en details met DUO, met betrekking tot examens en diploma’s voor het Kwaliteitsmerk, ten behoeve van integratieprocedures, mits wordt voldaan aan de wettelijke voorschriften.
2. communicatie met Klanten (waarmee “Klanten” worden bedoeld) met betrekking tot de context van de aangeboden cursus.

III. enquêtes in het kader van een tevredenheidsonderzoek, uitgevoerd door erkende organisaties.

3.2. Persoonlijke gegevens worden niet op een andere manier verwerkt dan verenigbaar is met het beoogde doel of de gegevensverzameling.

Artikel (4)

Verwerkte gegevens

4.1. De volgende gegevens kunnen maximaal worden verwerkt:

1. persoonlijke gegevens;
2. identificatiegegevens met betrekking tot nationaliteit en geboorteland;

III. gegevens over enkele persoonlijke omstandigheden;

1. gegevens over werk, opleiding, niveau van taal en voordelen.

Artikel (5)

Verwerking van persoonsgegevens

5.1. De juiste verwerking van de persoonsgegevens is de verantwoordelijkheid en de naleving van de bepalingen van deze voorschriften. Aan de acties van “verwerking en voorzieningen” van gegevens liggen bepaalde voorschriften aan ten grondslag.

5.2. De controller draagt zorg voor de nodige organisatorische en technische voorzieningen om de persoonlijke gegevens te beschermen tegen toegang, schade, verlies en wijziging of verstrekking daarvan door ongeautoriseerde personen. De controller treft de nodige voorzieningen en bewaakt de nauwkeurigheid en volledigheid van het werken met de geregistreerde persoonsgegevens .

5.3. De persoonlijke gegevens die op onderwerp staan, kunnen worden verwerkt wanneer dit nodig is om een overeenkomst uit te voeren waartoe de persoon in kwestie een partij is, of om te dragen uit een wettelijke verplichting waarin de verantwoordelijke partij een onderwerp is.

5.4. De verwerking van gegevens inzake etniciteit en gezondheid genieten specifieke aandacht. Gegevens inzake etniciteit en gezondheid worden verwerkt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene(n).

Artikel (6)

Toegang tot de persoonsgegevens

6.1. Alleen die medewerkers hebben toegang tot de persoonsgegevens, voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van diens taken zoals vastgelegd in de functieomschrijving waarvan hij op grond van die toegang heeft kennisgenomen.

6.2. Een ieder die toegang heeft tot de persoonsgegevens heeft een geheimhoudingsplicht, ter zake van de gegevens.

6.3. Derden die door STICHTING INTEGRAAL zijn ingehuurd om werkzaamheden te verrichten, hebben toegang tot de verwerking van persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening en worden door een contractuele overeenkomst gehouden aan de geheimhoudingsplicht.

Artikel (7)

Beveiliging van de persoonsgegevens

7.1. Alle gegevens worden met maximale zorg behandeld.

7.2. De verantwoordelijke stelt beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens op.

Artikel (8)

Verstrekking van persoonsgegevens

8.1. Tenzij zulks noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift, is voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden, de toestemming van betrokkene nodig.

Artikel (9)

Inzage van opgenomen gegevens

9.1. De betrokkene heeft recht op inzage en een afschrift van de op zijn/haar persoon betrekking hebbende gegevens. De betrokkene dient daartoe een verzoek in.

9.2. STICHTING INTEGRAAL zal zich houden aan het schriftelijke verzoek van artikel 9.1 “binnen 3 weken”.

9.3. Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan betrokkene of diens gemachtigde. Betrokkene of diens gemachtigde dienen zich te legitimeren.

9.4. De verantwoordelijke kan weigeren aan een in dit artikel bedoeld verzoek te voldoen, voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen, dit ter voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten.

Artikel (10)

Aanvulling, correctie of verwijderen van opgenomen gegevens

10.1. Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.

10.2. Zijn opgenomen gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, dan dient de betrokkene een schriftelijk verzoek in bij de verantwoordelijke waarin wordt verzocht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens. De verantwoordelijke beslist niet voordat de functionaris, die de gegevens heeft verzameld of diens opvolger of waarnemer, is gehoord.

10.3. Binnen zes weken na ontvangst van het verzoek bericht de verantwoordelijke de verzoeker schriftelijk of, dan wel in hoeverre, aan het verzoek zal worden voldaan. Een weigering is met redenen omkleed.

10.4. Verwijdering blijft achterwege voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

10.5. De medewerkers van STICHTING INTEGRAAL zijn verantwoordelijk voor het valideren van de gecorrigeerde beslissing, verwijdering of aanvulling van gegevens en voeren het onmiddellijk uit.

10.6. In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van betrokkenen de gegevens zijn verwijderd.

Artikel (11)

Recht van verzet

11.1. Indien gegevens worden verwerkt in verband met de totstandbrenging of de instandhouding van een directe relatie tussen de verantwoordelijke of een derde en de betrokkene(n) met het oog op werving voor commerciële of charitatieve doelen, moet de betrokkene uitdrukkelijke toestemming hebben gegeven voor deze verwerking. De betrokkene kan hiertegen bij de verantwoordelijke te allen tijde kosteloos verzet aantekenen.

11.2. De verantwoordelijke zal in het geval van verzet maatregelen treffen om deze vorm van verwerking terstond te beëindigen.

Artikel (12)

Bewaartermijnen

12.1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor deze worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.

12.2. Tenzij anders bepaald eindigt de bewaartermijn vijf jaar na het laatste contact met betrokkene.

12.3 Na beëindiging van de met de opdrachtgever gesloten overeenkomst en/of twee maanden na beëindiging van de begeleiding van de cliënt worden alle tot de natuurlijke persoon terug te herleiden gegevens verwijderd. De gegevens blijven voor de wettelijke bewaarplicht twee jaar bewaard. Deze gegevens zijn niet rechtstreeks te herleiden naar de persoon.

Artikel (13)

Klachten

13.1. Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien hij andere redenen heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de verantwoordelijke.

13.2. De klachten waarnaar worden verwezen in (13.1) zullen worden afgehandeld in overeenstemming met de klachtenregeling.